Importancia del control de inventarios con un ERP

Si te preguntas qué tanta importancia tiene llevar un buen control de inventarios con un ERP, en este artículo encontrarás todas las razones referidas a este tema. En las empresas y los negocios del mundo de hoy, lograr niveles de comunicación y organización eficiente es determinante para su operatividad y rentabilidad. Sólo con una red de interconexión, se podrá disponer de información veraz y exacta en tiempo real, para el análisis y toma de decisiones estratégicas. Esta red de interconexión abarca un área fundamental: la de los inventarios. En este encuentro, vamos a presentar las principales características y ventajas de los sistemas de inventarios con un ERP Cloud (en la nube).

¿Qué es gestionar inventarios con un ERP?

Antes de entrar en el tema de software para inventarios con un ERP, queremos aclarar el significado del término. ERP corresponde a las siglas Enterprise Resource Planning, consiste en una red de Planificación de Recursos Empresariales. Esa red está conformada por la información proveniente de las principales áreas de la empresa. Estas áreas, si bien dependen de la naturaleza específica de las empresas, generalmente son: producción, inventarios, contabilidad y despachos. Toda empresa, en general, implica una relación de compra y venta de productos, mercancías o insumos. La red posibilita la creación de un software robusto, un sistema con posibilidad de controlar y monitorear la existencia de dichos bienes. Este software, en lo que a controlar inventarios respecta, es una herramienta poderosa y valiosa. Lamentablemente, es una realidad las pérdidas por sustracción. Adicionalmente, está el efecto de la merma por caducidad o daño. Sin duda, esto afecta la operatividad y rentabilidad de las empresas.

¿Qué se logra al gestionar inventarios con un ERP?

Dotar a la empresa con un sistema eficaz de administración de inventarios, efectivamente hace posible la clasificación precisa de cada producto, mercancía o insumo. Implica rigurosidad en cada registro y otorga confiabilidad a la información. La esencia de un ERP es la clasificación correcta de registros y la confiabilidad de la data. Uno de los objetivos más sustanciales de las empresas es lograr el necesario equilibrio entre la oferta y la demanda. Esto supone confiar en los tiempos de recepción de mercancías o insumos por parte de los proveedores. También en los plazos de entrega de productos terminados a los clientes. Si se opta por un sistema de inventarios con un ERP, este equilibrio será posible, porque aportará orden y control. A continuación, te contamos qué es posible lograr con el sistema y cuáles son sus alcances.

·      Orden para el almacén y los inventarios

El sistema permite el manejo de una gran cantidad de productos, mercancías o insumos. Todo va a estar sometido a un conteo exacto y confiable. Se va a poder diseñar etiquetas para identificar cada unidad. Se podrá determinar con certeza lo que existe en el almacén, lo que se utiliza, se pierde o se desecha. El sistema ofrece información minuciosa de cada movimiento de entrada y salida. De cuantos insumos existen, cuáles están por agotarse y recibirse. Detalle de movimientos por día, histórico de costos y determinación de costos promedio, entre otros.

·      Seguimiento de productos

Una función muy útil, es el rastreo de productos que puede llevarse a cabo con el sistema. Desde su salida del almacén hasta su entrega efectiva. Es una integración que puede realizarse con el código de barras de los productos.

·      Automatización

Es posible automatizar los conteos, precios, descuentos y cambios, entre otras operaciones. Se elimina la posibilidad de cometer errores por trabajos o conteos manuales. También para los equipos de contabilidad, ventas o quienes sean responsables, será muy fácil establecer precios, descuentos o cambios. También descuentos por volumen o frecuencia de compras, precios especiales a clientes por captación o por tipo de pago.

·      Visibilidad

El sistema mantiene un registro y control de todo lo que entra y está en la empresa. Se podrá apreciar en tiempo real la movilidad de los productos. Detectar focos de alerta y de productos que no se están moviendo. Con base en esta  información, es posible analizar y considerar escenarios. El contar con información exacta y veraz, en el tiempo en el que está ocurriendo, es estratégico. La información es crucial para tomar decisiones oportunas.

·      Generación de reportes

El sistema posibilita generar una serie de reportes de transacciones y operaciones. Esta data será un insumo muy útil para el análisis y toma de decisiones.

¿Cuál es la ventaja más importante de implementar una gestión de inventarios con un ERP?

La implementación traerá una serie de ventajas para la empresa. La más importante, es que toda la data se aloja en la nube. Significa que la información se sincroniza y actualiza de manera inmediata. Se podrá acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar. Tú, el equipo, y toda la organización  estarán en mayor sintonía. La tendencia en el mundo de las organizaciones, desde hace años, es operar con tecnologías en la nube. Este hecho facilitó la realidad emergente del teletrabajo, por razones de bioseguridad. El teletrabajo seguirá, porque hoy en día se hace imperativo un mayor equilibrio entre la vida personal y laboral. En Nubo IT, contamos con experiencia implementando soluciones de tecnología Cloud (en la nube). Efectuar con éxito el sistema de inventarios, es una de nuestras fortalezas como profesionales del área.

Otras ventajas de implementar una gestión de inventarios con un ERP

Hay una serie de ventajas derivadas de la implementación de un sistema de inventarios con un ERP, entre otras las siguientes:

1.   Control, mayor comunicación y organización para tu empresa o negocio

La herramienta crea condiciones para llevar un mejor control y seguimiento  de productos, materiales e insumos. Se podrá ubicar todo con mayor facilidad. Existirá más información e interconexión entre las partes de la empresa y se sentirán unidas en un todo. Al disminuir el tiempo dedicado a actividades por la automatización lograda, se podrá llevar a cabo otras actividades con más valor para la empresa. Se podrá poner el foco, por ejemplo, en cómo optimizar la satisfacción de los clientes.

2.   Minimiza la posibilidad de errores y fallas

Al automatizar las operaciones, se disminuye la posibilidad de cometer errores por cálculos y controles realizados en forma manual. El seguimiento permite detectar, a tiempo, irregularidades o cualquier anomalía y tomar decisiones oportunas.  

3.   Servicio de calidad al cliente

Un registro exacto y correcto de inventarios evita la pérdida de ventas por falta o desabastecimiento de productos. Permite cumplir siempre con los compromisos de venta y crear lealtad con los clientes de la empresa.

4.   Mejora la fluidez operativa

Al contar con mayor control, se puede comprar de manera más eficiente. Adicionalmente, al tener la visibilidad de lo que va ocurriendo con el almacén se podrá dar mayor movimiento a los inventarios. Esto incidirá positivamente en la fluidez de operaciones y se verá reflejado en mayores márgenes de ganancia.

5.   Información actualizada y útil

Ejecutar el sistema permite observar lo que va ocurriendo con los bienes. Es posible proyectar escenarios de existencias y tomar decisiones estratégicas de productos estancados, para materializar ventas y no perder. Asimismo, es posible analizar y determinar los productos más demandados por los clientes. Esta información es determinante para estimar la planificación mensual de materiales y detectar cuando se requieren realizar adquisiciones. La información generada, permite definir estrategias para las ventas y definitivamente potenciar las actividades de la empresa o negocio.

ERP Cloud: éxito para la gestión de inventarios

En el mundo empresarial y de negocios, para su buen funcionamiento y rentabilidad, se requieren de sistemas que aporten orden y control a los bienes.  La experiencia permite afirmar que optar por un sistema de inventarios con un ERP Cloud (en la nube), es una herramienta ideal para la gestión empresarial. Es un mecanismo de control óptimo para las entradas, salidas, ubicación y detección del estado de productos y mercancías. Significa manejo profesional de inventarios, con base en automatización y buenas prácticas. Te hemos presentado qué es el sistema y su valor agregado para la gestión de las empresas. En Nubo IT ofrecemos acompañarte de forma personalizada, para detectar las necesidades propias de tu empresa o negocio. Una vez realizado el diagnóstico, proponte la herramienta más conveniente. Podemos asesorarte a ti y a tus colaboradores en todo el proceso de implementación, a fin de garantizar su fluidez y éxito. Contáctanos, somos profesionales de Tecnología Cloud y estamos a tu servicio.