¿Cómo sé que vale la pena invertir en un ERP para mi empresa?

Invertir en un ERP es una de las decisiones más inteligentes que puede tomar cualquier empresa hoy en día. Imagina un software que te permita recolectar y concentrar todos los flujos de información de tu compañía en un solo lugar. Todo eso y más lo consigues con estos sistemas especializados. Una de las preguntas más frecuentes es si realmente hace falta adquirir este tipo de soluciones y cuán útil pueden ser realmente. Si quieres saber por qué vale la pena contar con esta herramienta sigue leyendo.

Invertir en un ERP es sinónimo de crecimiento y evolución

Cuando una empresa comienza a evaluar la posibilidad de invertir en un ERP es porque sus directores comparten una visión de ascenso y mejoramiento continuo. La búsqueda de nuevas y más sofisticadas herramientas de gestión habla de un proceso de crecimiento y florecimiento de la compañía. Un Enterprise Resource Planning, mejor conocido como ERP, es un sistema de gestión empresarial que se aprovecha de la tecnología para automatizar e integrar procesos. Este Sistema de Planificación de Recursos Empresariales ofrece una solución centralizada por medio de una base de datos que gestiona información en tiempo real. Estar dispuestos incorporar en nuestros procesos nuevas herramientas de automatización es un punto clave para que una empresa siga siendo exitosa y eficiente a través de los años. En un mercado tan competitivo, mantenerse actualizado es vital para la supervivencia.

¿Cuáles son las implicaciones de implementar un sistema ERP en mi empresa?

En principio, invertir en un ERP es un paso adelante en cuanto a la cultura de automatización y digitalización de las actividades de nuestra empresa. Con el pasar de los años, las antiguas maneras de manejar estos procesos han ido cambiando gracias al desarrollo de métodos más modernos. Sin embargo, no podemos dejar que la palabra “moderno” nos engañe. Las primeras evidencias de automatización en las gestiones empresariales podemos encontrarlas alrededor de los años 50. Las herramientas que tenemos hoy en día no son más que versiones mucho más sofisticadas de lo que en ese entonces se comenzó a hacer. De esta manera, invertir en un ERP significa abrirle las puertas de tu empresa a la efectividad y sacar la obsolescencia. Es una decisión que marca la diferencia. Además, a diferencia de lo que se cree, todas las empresas pueden trabajar con un sistema ERP y sacar mucho provecho. Ya sea que dirijas una gran empresa transnacional con un enorme presupuesto, o una pyme en pleno proceso de crecimiento, encontrarás un sistema ERP que se adapte a tus necesidades.

¿Vale la pena utilizar servicios en la nube?

Muchas empresas atraviesan una etapa de incredulidad y desconfianza cuando se trata de migrar sus procesos a la nube. Evidentemente, si han logrado llegar a donde están es porque hasta ahora han sabido manejarse en el medio. No obstante, los servidores en la nube representan una manera mucho más centralizada de manejar la información. Toda empresa llega a un punto donde comienza a ver señales que indican que necesita un cambio, por ejemplo:

• Ha crecido y requiere mayor control sobre todos los procesos
• Se han detectado múltiples errores respecto a la transmisión y manejo de información
• De manera simultánea se están utilizando varios sistemas de gestión o softwares que no permiten un único flujo de datos

Los servicios en la nube permiten dar solución a estos detalles por medio del desarrollo de softwares que son:

• Adaptables (pueden crearse a la medida de tus necesidades)
• Modulares (pueden ir creciendo junto con tu empresa)
• Integrales (pueden controlar todo desde un mismo programa)
• Centralizados (pueden generar una gran base de datos con toda la información)

Beneficios de invertir en un ERP

Como toda inversión, antes de tomar una decisión es fundamental evaluar los pros y los contras de la situación. Hay que tener claro el impacto que se generará al invertir en un ERP al igual que el alcance real de estos sistemas.   A continuación encontrarás un resumen de los beneficios más importantes a la hora de implementar un sistema ERP en tu empresa:

Mayor eficiencia al tomar decisiones

¿Cuántas veces al día deben tomarse decisiones en una compañía? Los directores y líderes de empresas podrán identificarse cuando decimos que tener información real y actualizada a la mano es imprescindible en estos momentos. Es la única manera de poder tomar decisiones que realmente resulten beneficiosas y acertadas. Un sistema ERP no solamente reúne todos los datos en un mismo lugar, sino que permite aplicar procesos analíticos utilizando como referencia indicadores reales. Además, este tipo de plataforma hace posible una predicción mucho más pertinente en cuanto al comportamiento que se espera a corto o largo plazo.

Aumento de la eficiencia y productividad

La productividad es una de las más grandes metas de cualquier empresa. Invertir en un ERP no solamente ayuda al momento de tomar decisiones, sino que también permite identificar más fácilmente cuáles son las áreas en las que se debe trabajar con más urgencia. De la misma manera, el trabajo se vuelve más eficiente debido a que se dejan de utilizar recursos humanos en procesos que pueden automatizarse; esto permite una gestión mucho más provechosa de los colaboradores. Cabe destacar que esto también se traduce en la eliminación de errores por el famoso “factor humano” y las duplicidades.

Posibilidad de adaptación y flexibilidad

Los sistemas ERP se adaptan a lo que el cliente necesite, ya que ofrecen varios módulos enfocados a distintas áreas de trabajo. Esto permite al empresario obtener una solución a la medida, ya que básicamente puede diseñar su software incluyendo los componentes que crea necesarios. Esta no es la mejor parte. Al ser soluciones tecnológicas conectadas a la nube, están en constante actualización. Cada cierto tiempo estos sistemas incluyen mejoras e incorporan nuevos módulos que el cliente puede aprovechar. Lo mejor es que el sistema se puede actualizar y sincronizar automáticamente en unos pocos segundos. Por otra parte, es necesario mencionar que los ERP son compatibles con otras herramientas y aplicaciones que el cliente pueda necesitar. Esto significa una mejora y optimización aún mayor. Basta con consultar la compatibilidad de nuestros sistemas de preferencia.

Seguridad y resguardo de los datos

Para nadie es un secreto que la seguridad de la información es un tópico sumamente importante. Estos sistemas minimizan los riesgos y permiten un mejor resguardo de los datos. Por una parte, están optimizados para evitar el robo, la filtración o el acceso a los datos de parte de agentes no autorizados. Además, evitan la pérdida de información por medio de la generación de copias de seguridad.

Impacto económico

Por muy convincente que puedan sonar los beneficios de invertir en un ERP siempre es fundamental evaluar el impacto económico que esto puede generar. ¿Vale la pena realizar esta implementación? ¿Cuáles son los resultados económicos que se esperan?   Para responder a estas y otras interrogantes es necesario establecer que todos los puntos mencionados anteriormente producen un impacto económico positivo. Por ejemplo, la eliminación de sistemas informáticos redundantes y el mejor aprovechamiento de los recursos humanos implican una mejor gestión del dinero. Dejando esto claro, veamos algunos puntos a tomar en consideración en cuanto a las implicaciones económicas de esta implementación:

¿Cuánto cuesta inicialmente?

Muchas personas están de acuerdo en que invertir en un ERP se traduce en costear un gran costo inicial. Este proceso implica la migración de todos los sistemas de la empresa, lo cual evidentemente es un gran cambio. Sumado a esto, es necesario instruir al personal en la utilización de las nuevas herramientas, lo cual también significa costear la capacitación. No obstante, a pesar de tener un fuerte impacto económico inicial, los resultados comienzan a verse en el corto plazo. Ya en el mediano y largo plazo la tasa de retorno de inversión permite ver la rentabilidad de la herramienta.

¿Cómo recupero la inversión?

Invertir en un ERP te permite disfrutar de funcionalidades adicionales que optimizan tu presupuesto. Podrás:

• Controlar todo con menos personal
• Identificar y reducir faltantes
• Planificar los cambios y evitar la acumulación de recursos innecesarios
• Reducir el stock al sincerar las planificaciones de acuerdo a las necesidades reales
• Cotizar a más proveedores

¿Quién me ayuda en el proceso de instalar un ERP?

El proyecto de implantación de estos sistemas es de gran envergadura. Es fundamental conseguir un proveedor responsable y un asesor que pueda guiarte correctamente. Si quieres invertir en un ERP, SAP Business One Cloud es la opción ideal. ¡Convierte los desafíos en oportunidades y hagamos crecer tu negocio!