Optimizar la productividad es uno de los principales objetivos de cualquier Pyme, y es a la vez uno de los más grandes retos. Para lograrlo, es necesario estar dispuestos a salir de la zona de confort, realizar cambios y asumir ciertos riesgos en el camino al éxito.

Como ya sabemos, trabajar mucho no es sinónimo de trabajar bien, y es por eso que mucha Pymes pierden su norte en el camino. Debido a esto, te daremos algunos consejos que esperamos puedan ser de provecho para tu propia experiencia.

Sin embargo, nuestra principal intención hoy es hablarte acerca de uno de los elementos más determinantes actualmente para lograr optimizar la productividad de cualquier empresa; por eso quédate con nosotros y descubre lo que la automatización de procesos puede hacer por ti y por tu pyme.

5 consejos para optimizar la productividad en tu Pyme

No todas las empresas son iguales, por lo cual cada una necesita su propia adaptación de las técnicas y procedimientos que nombraremos a continuación. Sin embargo, estos consejos pueden darte una idea general de los pasos que necesitas seguir para optimizar la productividad en tu Pyme.

1.   Mantén a tu equipo motivado

La comodidad, motivación y actitud de los empleados son tan significativas como cualquiera de las gestiones más importantes en una empresa. Un equipo que se mantiene motivado es un equipo que dará mejores resultados y aumentará su nivel de productividad.

Hay muchas formas de hacer que tus trabajadores disfruten de su trabajo, como por ejemplo horarios flexibles, beneficios adicionales o incentivos que premien su rendimiento. Además, es importante garantizar un buen ambiente laboral y jornadas de trabajo cómodas y bien estructuradas.

2.   Capacita a tus colaboradores

Las empresas que logran optimizar la productividad son aquellas que invierten constantemente en la preparación y formación de su equipo. De esta manera, garantizan que su organización mantiene la competitividad ante los desafíos y exigencias de un mercado en constante evolución.

Al fin y al cabo, el talento humano es el recurso más importante de cualquier empresa, y es importante fomentar su capacitación y desarrollo.

3.   La buena comunicación es clave

La comunicación es un elemento sumamente importante para la humanidad, siendo el componente principal de cualquier interacción efectiva. Para poder coordinar proyectos de trabajo en equipo es necesario que se mantenga un buen flujo comunicativo.

Según Staffbase, una buena comunicación interna logra optimizar la productividad de la empresa en un 36%; eliminando cualquier factor de pérdida de tiempo que retrase o ralentice la obtención de resultados.

4.   Organiza eficazmente a tu equipo

Algo que todas las personas exitosas tienen en común es la capacidad de organizarse y gestionar adecuadamente el tiempo. En una empresa hay muchas tareas que cumplir y muchas actividades para completar. Por ello, es crucial una buena organización en función del tiempo y las prioridades.

Esto permitirá una buena sincronía entre los diferentes departamentos, garantizando una coordinación en la ejecución de sus respectivas tareas.

5.   Mantén a tu equipo actualizado respecto a las nuevas tecnologías

Este es el punto más importante, y es que hoy en día es realmente importante comprometerse con una verdadera transformación digital. La automatización se ha convertido en una gran tendencia de crecimiento empresarial gracias a los numerosos beneficios que puede ofrecer.

A partir de este momento, nos dedicaremos a mostrarte en qué consiste esta automatización y cómo puede ayudarte a optimizar la productividad en tu pyme.

¿Qué es la automatización?

Podemos definir la automatización como el proceso mediante el cual se incluye la tecnología en las diferentes áreas de la vida; resultando en un cambio radical que involucra elementos informáticos, mecánicos y electrónicos que hacen que ciertas tareas se desarrollen sin la participación directa de las personas.

Surge con la necesidad de optimizar la productividad, ya que mejora las condiciones laborales al automatizar tareas repetitivas y tediosas.

Es un concepto muy utilizado en el área industrial, ya que en muchos procesos las máquinas han reemplazado la mano de obra humana. En cuanto a la automatización empresarial, se enfoca hacia una adaptación en las gestiones internas de la empresa, yendo desde lo administrativo hasta lo operacional.

Mucho hemos escuchado acerca de cómo la automatización ayuda a optimizar la productividad y cómo puede hacer que una empresa marque la diferencia; sobre todo cuando se involucra la utilización de herramientas tecnológicas poderosas, como los sistemas ERP.

Beneficios de la automatización empresarial

Hay ciertas razones por las cuales las herramientas de automatización ayudan a las pymes y favorecen su proceso de crecimiento.

Si quieres saber cómo la automatización puede optimizar la productividad de tu empresa, échales un vistazo a los siguientes beneficios:

Reducción del margen de error

La gestión 100% humana siempre va a involucrar un pequeño margen de error natural. La automatización de los distintos procesos empresariales reduce al máximo la probabilidad de que se cometan este tipo de equivocaciones.

Incluso, para el mismo trabajador resulta más sencillo realizar su labor, ya que gran parte de las tareas se realizan automáticamente.

Mejor utilización del tiempo

Recordemos que las tareas repetitivas, tediosas y monótonas se realizan automáticamente, ahorrando una gran cantidad de tiempo valioso que puede ser mejor invertido. Por ejemplo, imagina que todo el inventario de una empresa tuviese que llevarse manualmente cada día. ¡Qué pesadilla!

Eso implicaría tener todo un equipo dedicado exclusivamente a esa tarea. Por el contrario, con la utilización de un sistema ERP se puede gestionar el inventario automáticamente, convirtiéndolo en una tarea de una o dos personas.

Impacto económico

La automatización no sólo logrará optimizar la productividad operacional, sino también la económica, de una manera directa e indirecta.

La manera directa se refiere por ejemplo a un ahorro en gastos de administración o en la contratación de un mayor número de trabajadores para realizar tareas cotidianas y repetitivas (como el papeleo contable). La manera indirecta vendría siendo la consecuencia de esa mejora en la productividad.

Si la empresa trabaja de manera más rápida y eficiente, también será más competente, podrá crecer, y comenzará a producir mayores ganancias.

Gestión más eficiente del trabajo en equipo

El trabajo en equipo es una de las mayores claves para optimizar la productividad en una pyme. La automatización empresarial permite que la información esté más accesible y los trabajadores puedan disponer de ella con mayor comodidad.

Esto hace posible que cada uno tenga claro cuál es su rol dentro de la organización, y se fomenta la colaboración entre los distintos departamentos. Además, las herramientas digitales proveen canales de comunicación más fluidos, eficientes y seguros.

Mayor rendimiento y eficacia

Con todo el trabajo que implica el manejo y administración de una pyme, se pueden pasar hasta 16 horas a la semana realizando tareas manuales; como llenar o vaciar formularios, trabajar en hojas de cálculo u organizar un correo electrónico.

Tareas que pueden ser fácilmente automatizadas para acelerar el procesamiento y optimizar la productividad. Además, con herramientas tecnológicas como los sistemas ERP, se pueden obtener informes, estadísticas u hojas de datos de forma instantánea y 100% confiable.

Ese nivel de eficacia resulta muy beneficioso para el proceso de crecimiento de cualquier organización, sobre todo de las pymes; influyendo en la productividad y los resultados a corto, medio y largo plazo.

Los sistemas ERP como principal herramienta para comenzar con la transformación digital

Para finalizar, queremos hablarte un poco acerca de los sistemas ERP. Estos constituyen la principal herramienta que cualquier pyme necesita para entrar en la era digital y no quedarse obsoleta. Especialmente los sistemas ERP en la nube.

Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales es un conjunto de aplicaciones tecnológicas; especialmente diseñadas para automatizar una gran cantidad de prácticas relacionadas a los aspectos operativos, administrativos y productivos de una empresa.

Básicamente, buscan optimizar la productividad mediante la unificación de información y la centralización de distintas gestiones. Ofrecen beneficios insuperables en cuanto a la seguridad de datos, la optimización de procesos y la capacidad de adaptación, control, trazabilidad y automatización.

Sin duda alguna, la automatización y digitalización de procesos es una estrategia fundamental para lograr optimizar la productividad. El uso de este tipo de herramientas significará el inicio de una nueva y emocionante etapa que promete dejar excelentes resultados. ¡Compruébalo tú mismo!