Automatizar los procesos se ha convertido en una carrera apremiante para las grandes y pequeñas empresas durante estos últimos meses. Esto sucede principalmente porque el nuevo mercado global exige cambios, entre ellos la readaptación a los modelos económicos actuales.

La nueva visión de las empresas envuelve hacer cambios estructurales y esto no aplica solo a grandes marcas consolidadas. Lo cierto es que las Pymes actuales son las más interesadas en esta automatización para sobrevivir en el contexto actual.

¿Qué diferencia hay entre las empresas que se valen de un sistema ERP y las que no? ¿Es posible mejorar la rentabilidad de una compañía gracias a la automatización de procesos? veamos.

¿Por qué es urgente automatizar los procesos empresariales?

Los expertos en comercio coinciden en que automatizar los procesos empresariales no es una opción en este momento. Se trata más bien de la única forma que tienen los emprendedores para enfrentarse al nuevo escenario empresarial, presente y futuro.

Esta situación aplica no solo para las empresas grandes y sólidas. En realidad, son los emprendedores y las empresas en crecimiento quienes necesitan adoptar sin dilación la automatización en los procesos de gestión y producción. El hacerlo es lo que les permitirá ajustarse al actual modelo de negocios.

La realidad es que la automatización prepara a la empresa para lo que venga a futuro y garantiza no solo su permanencia sino su crecimiento y rentabilidad. ¿Hasta que grado mejora la rentabilidad de las compañías que utilizan un sistema ERP para automatizar la realización de tareas?

Contrastes entre las Pymes que automatizan procesos y las que no lo hacen

Una compañía que no se vale de herramientas para automatizar los procesos no tiene mismas ventajas que otra que sí lo hace. Veamos detalladamente estas diferencias.

Pymes que utilizan un sistema ERP

• Mejoran su productividad al evitar que las tareas se acumulen.
• El tiempo que toma la producción es más reducido.
• Cuentan con datos exactos en todo momento.
• Son capaces de mantener la información actualizada en tiempo real.
• Evitan el extravío de documentos o datos de relevancia.
• Están al día con todo lo que sucede en la compañía.
• El trabajo se simplifica.
• Hay mejor comunicación entre los diversos departamentos.
• La contabilidad se maneja de forma rápida y segura.
• Reducen y resuelven todo margen de error.

Empresas que no automatizan los procesos

• La producción es más demorada.
• Esperar a que cada departamento actualice los datos toma más tiempo del deseado, entorpeciendo la comunicación y realización de tareas.
• La búsqueda de información se suele dificultar.
• Llevar a cabo las tareas es más complejo.
• Aumenta la posibilidad de errores.
• Completar datos para llevar a cabo la contabilidad es más laborioso.
• Es necesario la contratación de más personal para llevar a cabo labores manualmente.

Consejos para optimizar la rentabilidad de tu empresa

Lo anterior demuestra que para aumentar la rentabilidad de cualquier compañía es urgente que empieces a automatizar todos los procesos; para lograrlo, es fundamental poner en práctica lo siguiente:

• Elegir la tecnología adecuada: Contar con un sistema ERP es esencial para mejorar la rentabilidad.

• Eliminar gastos innecesarios: Asegúrate de gestionar muy bien todas tus tareas y evalúa correctamente tus fuentes de ingreso y egreso.

• Capacita a tus colaboradores: Si cada uno de tus empleados conoce cómo manejar el sistema ERP, mejorará la fluidez de tu compañía.

¿Qué implica automatizar los procesos?

Como hemos visto, son necesarias las herramientas de automatización para mejorar la rentabilidad de tu empresa, pero ¿qué implica esto?

Automatizar es sinónimo de digitalizar, de modo que hablar de automatización implica el uso de un software e integración de aplicaciones para acelerar procesos. Procesos que normalmente implican mucho tiempo y recursos se vuelven sencillos y efectivos al ser automatizados.

La idea de automatizar los procesos es reducir los costos de las diversas tareas empresariales y llevarlas a cabo en el menor tiempo posible. Así se reduce el riesgo de error humano y se controlan mejor todas las operaciones que se llevan a cabo.

El contexto actual exige que las empresas integren los datos de manera que se acorten los costes y los tiempos en las diferentes tareas. La automatización logra esta integración de las diferentes áreas: comercialización, producción y administración.

Una herramienta que ha resultado útil con este fin son los sistemas de planificación para recursos empresariales, mejor conocidos como ERP. Es impensable una empresa actual que no haga uso de estos paquetes informáticos, pero veamos en qué consiste su eficacia.

ERP como herramienta indispensable para automatizar los procesos

Los sistemas de planificación para recursos empresariales no son nuevos. Son sistemas de gestión que permiten procesar datos y captar las necesidades del consumidor en tiempo real. Así la empresa podrá comprar, administrar, monitorear y distribuir mejor sus productos.

Los paquetes ERP incluyen software especialmente diseñados para automatizar los procesos. Estos ahorran mucho tiempo al ejecutar tareas en tiempo récord, mientras que para un ser humano tomaría horas realizarlas. La adopción de estos sistemas dependerá de las necesidades de cada empresa.

Conociendo las necesidades del momento hay diferentes softwares hechos a la medida de cada compañía. Debido al trabajo en remoto, que es la modalidad más común en el nuevo modelo de negocios, los ERP ahora están en la nube. Esta es la herramienta más novedosa para la automatización.

Software en la nube: la forma más sencilla y eficaz de digitalizar tu empresa

Los ERP han sido una valiosa herramienta empresarial desde hace décadas. Estos sistemas instalados a nivel local en el sitio se convirtieron en la forma más eficaz para automatizar todo el sistema empresarial; desde las finanzas y contabilidad hasta la gestión de recursos humanos.

No obstante, el cambio en la dinámica de trabajo actual ha hecho necesario adaptar los ERP para ser eficientes en remoto. Trabajar desde la nube es la automatización más adecuada al modelo de negocios actual.

El software en la nube es la herramienta de automatización empresarial más moderna e integrada. Su popularidad aumenta debido a que, a diferencia de otros ERP, está fuera de cualquier instalación física, en realidad está en la nube.

Ventajas del software ERP en la nube

Los sistemas actuales ERP permiten que la empresa planifique sus recursos empresariales desde la nube. La información empresarial no está alojada en un software local; esto permite que los interesados puedan acceder a ella en línea, en cualquier momento y desde cualquier lugar.