Conoce las 7 herramientas de Microsoft 365 para productividad y colaboración

Es probable que conozcas varias soluciones, pero te aseguramos que Microsoft 365 es mucho más que eso. Por esa razón, hemos preparado este post para presentarte las soluciones sobre seguridad, colaboración y comunicación que solo Microsoft tiene para aumentar la productividad empresarial.

¿Qué es Microsoft 365 y cuáles son sus herramientas?

Microsoft 365 es un conjunto de herramientas que han sido expandidas desde Office 365. Su objetivo es hacer que los procesos empresariales sean más eficientes en pro de incrementar el rendimiento y productividad del equipo de trabajo. Las 7 herramientas para conseguir este alcance son:

1.    Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive –antes conocido como Microsoft SkyDrive− es la herramienta ideal para solucionar todo lo relacionado como el espacio en la nube. Es una solución que cuenta con 5 Gb de almacenamiento online para los usuarios con acceso gratis y 1 Tb para quienes poseen una suscripción paga (licencia). Asimismo, cuenta con una app que, después de ser instalada, sirve para visualizar y distribuir el espacio de almacenamiento disponible, tal como si fuera un disco local. A su vez, reproduce una estructura similar a un disco virtual desde el ordenador, el cual replica los cambios ocurridos en la nube. Ahora bien, para no permitir que el disco duro presente saturaciones, es indispensable gestionar el espacio. Eso se logra eliminando todos los ficheros que no son utilizados con frecuencia y descargando de nuevo si es necesario.

¿Cómo funciona OneDrive en las compañías?

La versión de Microsoft OneDrive para empresas se ajusta a todas las necesidades particulares del negocio. Esta herramienta permite:

• Incrementar la seguridad en cuanto a la accesibilidad indebida
• Fomentar la colaboración con los demás miembros de la empresa
• Máxima eficiencia y respaldo ante pérdidas producto de errores o intencionales.

Los protocolos y encriptaciones como el DLP (Protección ante pérdidas de datos) ayudan a que los navegantes empresariales cuenten con la máxima seguridad de sus datos. De este modo, tienen la oportunidad de enfocar sus esfuerzos en mejorar su labor en beneficio de los clientes.

2.    Microsoft Power Apps

Los departamentos de inteligencia tecnológica poseen herramientas limitadas y los navegadores empresariales con más conocimiento y formación exigen apps que les aporten beneficios a sus labores. Y es que es necesario disponer de tecnologías que les ayuden a aplicar las estrategias de mercado y satisfacer a los clientes. La verdadera solución la presenta Microsoft 365 con su herramienta Power Apps. Permite el desarrollo de apps de menor nivel vinculadas a las bases de datos de diversas fuentes (por lo general, provenientes de otras herramientas de Microsoft). Con ayuda de Microsoft Power Apps, cualquier navegador empresarial puede transformarse en un verdadero desarrollador y facilitar labores tan esenciales como lo son:

• Elaboración, edición y utilización de plantillas
• Facilidad para desarrollar técnicas y métodos de arrastrar y soltar archivos.
• Incorporar y aplicar la inteligencia artificial de forma simple

 

3.    Microsoft Power Automate

Otra de las grandes herramientas de Microsoft 365 es Microsoft Power Automate, que antes recibía el nombre de Microsoft Flow. Se trata de una herramienta especialmente diseñada para automatizar los diferentes procesos dentro de una empresa. Mediante Microsoft Power Platform los navegadores no experimentados de la información tecnológica pueden implementar algoritmos desencadenados por un determinado evento. Similar a Power Apps, esta herramienta cuenta con un sistema gráfico en donde el navegador puede definir flujos, variables y disparadores aplicando técnicas de arrastrar y soltar. Así, pues, cuenta con un amplio repertorio de plantillas útiles para realizar cualquier archivo si no desea comenzar con un lienzo vacío. De hecho, posee varios vínculos de datos, los cuales provienen de más de 380 fuentes distintas (Facebook, Eventbrite, Gmail, entre muchas otras). Los flujos que pueden aparecen en los procesos se clasifican de la siguiente forma:

• Son aquellos que surgen en un evento particular. Un ejemplo de ello son los flujos producidos a través de las publicaciones de tuits luego de que se publican nuevos artículos.
• Instantáneos. Se trata de los flujos que se producen como respuesta a las acciones manuales, es decir, son desencadenados por la acción exclusiva de una persona.
• Surgen en una hora o fecha predeterminada, una sola vez o de forma reiterada.
• Procesos empresariales. Se refiere a aquellos que guían a los navegadores empresariales en su responsabilidad laboral para alcanzar los objetivos deseados.

Cabe resaltar que Microsoft Automate, en conjunto con Microsoft Power Apps y Microsoft Power BI forman la herramienta Microsoft Power Platform.

4.    Microsoft Forms

Es hora de describir una aplicación diseñada para la creación de formularios y quiz. Estos archivos son integrados en los diferentes sitios webs para ser completados por los mismos usuarios a través de un navegador o dispositivo  móvil. Luego de conseguir las respuestas, estas son estudiadas y analizadas a través de otras herramientas de Microsoft, como Excel o Power BI. De este modo, se evidencia que la colaboración entre herramientas es fundamental para un buen resultado. Por esta razón, Microsoft Forms hace que estos formularios estén disponibles y accesibles para ser editados y analizados luego de tener respuestas por parte de los usuarios. Estas respuestas provienen de personas pertenecientes a la misma empresa, o también es posible que sean contestadas por agentes externos. Para ello, basta con compartir un link, incorporarlo en un sitio web o simplemente dirigirlos a través de QR.

5.    Microsoft Delve

Es cierto que todas las apps pertenecientes a Microsoft 365 ofrecen una lista de los últimos archivos que has utilizado. Pero ¿qué pasa cuando no sabes de dónde se originó un documento, hace mucho tiempo que no interactuamos con él o si el documento fue trabajado por otro miembro del equipo? Microsoft Delve es el aliado perfecto en esos casos; con esta herramienta no tendrás que hacer búsquedas exhaustivas para dar con las respuestas. Este motor se encarga de escanear rápidamente el sistema para encontrar fuentes y orígenes de cualquier archivo.

6.     Microsoft OneNote

Todos en algún momento hemos utilizado post-it como un método de recordatorio para las actividades pendientes. Y es que quizá todos en algún instante de la vida hemos olvidado hacer una tarea importante y lo recordamos cuando ya no es necesario. En este sentido, Microsoft 365 ofrece una solución efectiva para esta situación y es Microsoft OneNote. Se refiere a una herramienta completa que funciona como un bloc de notas, pero es mucho más que eso. Esta herramienta permite crear diversos blocs, apartados y páginas que podrás marcar con temas individualizados, añadir etiquetas o insertar archivos para facilitar la compresión. Por si fuera poco, también permite compartir la información con otros miembros, así como también programar notificaciones y recordatorios.

7.    Microsoft Whiteboard

Para finalizar esta lista no podía faltar una herramienta de colaboración de equipos que complemente perfectamente a Microsoft Teams. Por supuesto que se trata de Microsoft Whiteboard. Esta última herramienta es como un lienzo en donde cada navegador empresarial aporta sus propios datos relevantes. El objetivo principal es que los demás miembros puedan visualizarla y modificarla en tiempo real si es necesario. Como muchas otras aplicaciones, Whiteboard dispone de diversas plantillas útiles para crear cualquier documento de reuniones, evaluaciones, proyectos, lanzamientos y mucho más. Como estas que hemos presentado, existen muchas otras herramientas o soluciones de Microsoft 365 para las empresas de hoy. Así que, si deseas incrementar la eficiencia y productividad de tu equipo de trabajo, no dudes en contactarnos. En Nuboit, estamos preparados para ayudarte, nuestros asesores esperan por ti.