Adoptar la nube: cuándo, cómo y por qué

Adoptar la nube ha sido la estrategia más desarrollada para optimizar empresas en los últimos tiempos. Sin embargo, esta práctica no debe ser vista como una acción que sólo mejorará operaciones; sino como una decisión sistémica que afectará positivamente todo el negocio. Por ser una decisión que repercutirá en todas las actividades, funciones y objetivos del negocio, no puede ser tomada a la ligera. Una evaluación de la misión, visión y necesidades reales es lo que permitirá determinar por qué, cuándo y cómo incorporar la tecnología en tu empresa. Si estás interesado en saber si tu startup, pyme o gran empresa, está preparada para dar ese gran paso, revisa detalladamente este post. Aquí te diremos todo lo que necesitas saber antes de adoptar la nube y los beneficios de tenerla en tu negocio.

¿Por qué adoptar la nube para mejorar tu negocio?

Como indicamos, adoptar la nube como parte del arsenal tecnológico de la empresa actual, es una decisión que podría mejorar la forma de hacer negocio. Esto pasa, porque sus beneficios sobrepasan sus desventajas. Algunos de los más destacados, son:

Centralización de la información

Automatizar toda la información de un negocio en un solo sistema, se convierte en la única forma de acelerar el tiempo de recuperación de información. ¿Para qué nos sirve esto? Sencillo, para dar respuesta eficaz a nuestros clientes y para manejar la toma de decisiones de manera eficiente.

Accesibilidad remota

Para la modalidad del teletrabajo es una herramienta fundamental. Es ideal para operar de forma remota, para viajes de trabajo o para sitios donde la capacidad tecnológica es mínima.

Optimización y ahorro de costes

Adoptar la nube es una decisión excelente cuando se requiere un sistema simplificado bajo demanda y de mantenimiento simple. Además que, por su flexibilidad modular, puede adaptarse a las necesidades y quitar carga a los equipos físicos. También reduce el consumo eléctrico.

Servicio seguro y escalable

Si después de ver estas ventajas, te da temor poner a disposición toda la información de tu empresa, ¡no te preocupes! El nivel de seguridad que ofrecen los servicios en nube es elevado. No sólo porque no mantiene la información en un hardware propio; sino que, por su estructura, los backups son automáticos.

¿Cuándo es el momento idóneo para adoptar la nube?

Estas son algunas de las causas principales por la que debes incorporar la nube en los procesos de tu negocio, así este ya esté consolidado. Con ello, podrás: ahorrar en gastos operativos, al mismo tiempo en que difieres pagos de licencias y capital. No obstante, como profesionales éticos y responsables, debemos asegurarte que el nivel tecnológico que pueda necesitar tu empresa, dependerá de sus condiciones y requerimientos. Algunos aspectos que, como empresario, pueden indicarte cuándo es el momento idóneo para adoptar la nube en tu negocio, son:

• Tu hardware o software ya no responden. Cuando las pymes están en proceso de desarrollo, no evalúan la posibilidad de crecimiento de información. Por eso, si tu sistema empírico se está quedando pequeño, una herramienta con una mayor capacidad será la solución.
• Búsqueda de datos compleja. Si el mismo empirismo en el procesamiento de la información, hace que al momento de recuperarla, esta se dificulte y no sea precisa, ¡hay problemas!
• Toma de decisiones ineficaces. Si no hallas información cuando se necesita, la toma de decisiones se atrasa, y pierdes la oportunidad de cerrar ventas y captar clientes. ¡Necesitas cambiar!
• Insatisfacción de los empleados. Si tu personal se siente frustrado y desmotivado, revisa, la causa puede ser una mala organización o la forma en que se manejan los procesos.
• Operaciones ineficientes. Si no hay fluidez en la operatividad, producción o en el procesamiento de la información entre departamentos, puedes estar ante una falla del sistema.
• Aumento de la documentación en papel. Si tu empresa no tiene un sistema que simplifique los procesos que disminuya la producción de papel, tendrás problemas de espacio en un corto tiempo.

Otras señales que te indicarán cuándo puedes automatizar con tecnología cloud, las puedes obtener evaluando el tiempo que tardas en hallar determinada información; si las estadísticas financieras te arrojan distintos tipos de errores, y si las soluciones ante las problemáticas, no se visualizan fácilmente.

¿Ya te decidiste? Descubre cómo implementar esta tecnología

Si la empresa ya ha trabajado con softwares anteriores, es probable que el proceso para adoptar la nube, sea más complejo. Este puede requerir, entre otras actividades:

• Migración de data.
• Adaptación de campos.
• Eliminación de errores en la data.
• Control de calidad de la información.

Si el negocio nunca ha sido automatizado, la implementación en la nube será fácil, aunque de la carga de la información podría ser lenta. Pero si la pyme está en fase inicial, todo será aún más sencillo. Dicho esto, acá te dejamos algunos pasos a tomar en cuenta en un proceso para adoptar la nube de manera efectiva:

• Identifica el sistema. Haz una lista de los procesos que quisieras que migraran a la nube y evalúa los beneficios que se esperas obtener a largo plazo.
• Diagnostica el estado de tus recursos. Haz un estudio sobre las condiciones de la infraestructura que tienes a disposición. Determina su uso actual, número de aplicaciones, número de usuarios, y estima el tamaño del espacio de almacenamiento requerido.
• Calcula la inversión. Considera cuál podría ser la inversión inicial del servicio; pero además, la formación del personal y el costo de una posible migración de data y aplicaciones.
• Evalúa los tipos de nube. Como existen diferentes tipos de sistemas, públicos, privados y mixtos. Te recomendamos evaluar los pro y contras de cada uno e implementar el que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio.
• Planifica la adopción. Evalúa y especifica los plazos considerados para la inclusión de la nube en tus procesos. Esto, con el fin de que no entorpezca su implementación con la productividad de la empresa.
• Prepara a tu personal. Sabemos que una vez instalado el sistema, tu personal requerirá capacitación; sin embargo, consideramos que la preparación debe comenzar desde que se ha decidido hacer la automatización.

Por último, debes comparar costos de los equipos cotizados por los diferentes proveedores. Así como evaluar las garantías que ofrecen en materia de seguridad, servicios de monitoreo, centros de datos, etc.

¿Te interesaría tener servicios en la nube?

Como ves, son muchos los beneficios de la tecnología cloud en la empresa, y sencillos los pasos previos a su implementación. Una vez determinado cuál será el proveedor del servicio, los procesos comenzarán a sistematizarse bajo su responsabilidad con ayuda de los colaboradores de tu negocio. Pero si aún no sabes por dónde comenzar y quieres iniciar un proceso para automatizar tu negocio, consulta con los mejores. En NuboIT tenemos un equipo especializado en desarrollar el mejor sistema para potenciar la eficiencia de tu empresa sin que importe su tamaño.