Importancia de la automatización para las Pymes

La automatización para las Pymes es una práctica cada vez más frecuente en los startups y en los negocios consolidados que olfatean las nuevas tecnologías. ¿Cuál es su objetivo? Darse a conocer. Pues como bien dice el dicho, «si no estás en Internet, no existes». No obstante, automatizar una empresa no implica precisamente disponer de una página web o tener una cuenta en las redes sociales. La automatización contempla un cambio de paradigma en la concepción o en la filosofía del negocio si este, como antes mencionamos, ya está consolidado. Por estas y otras razones, consideramos que ya es hora que tu empresa sea parte de la era digital. Pero, si aún tienes dudas quédate con nosotros. En este artículo te detallaremos todos los factores que convierten a la automatización en un proceso de importancia para mejorar el desempeño de tu negocio.

Aspectos que impulsan la automatización para las Pymes

La automatización para las Pymes se ha convertido en la rutina de los programadores y arquitectos tecnológicos. ¿La causa? La era digital y todo lo que conlleva el manejo de información masiva de forma más eficiente. Aspecto que se refleja inmediatamente en un servicio de mejor calidad y en la llegada de prospectos. Otro aspecto que impulsa la intención de automatizar una empresa, ha sido sin duda el confinamiento por la pandemia. Ahora más que nunca, las empresas se ven obligadas a optar por mecanismos que eviten que sus negocios perezcan. Pero, ¿realmente sabemos qué implica la automatización en una empresa? Asociamos la automatización con el aparecer en Internet, y aunque esta es una de las opciones que se deriva de la automatización, lo que realmente la define es la simplificación de los procesos. Esto a través del uso de herramientas y el desarrollo de sistemas de información. Si quieres tener en cuenta otras señales que te indican que debes automatizar los procesos de tu pyme, revisa qué tan eficientes son tus operaciones. Evalúa el tiempo que te toma hallar información, si las operaciones financieras arrojan errores, entre otros aspectos.

¿Por qué es importante la automatización para las Pymes en la era digital?

La automatización para las Pymes viene a ser un proceso de gran alcance e importancia que influye en cada mecanismo del sistema organizativo. Esta va de la mano de la elección definitiva del equipo de trabajo, de la simplificación del trabajo y de la calidad de los productos. En ese sentido, una vez evaluados los aspectos que se consideran para tomar la decisión de automatizar tu negocio, se debe tomar en cuenta qué tipo de desarrollo se quiere para la empresa. Actualmente, la tecnología cloud ha sido una de las alternativas de las Pymes que más ha calado para enfrentar a las empresas más grandes. ¿Qué hace a esta tecnología tan competitiva? Su trabajo continuo y permanente por el acceso remoto a sistemas de almacenamiento de archivos y procesamiento de datos a través del Internet. He aquí uno de los factores más importantes de la automatización de los procesos en las Pymes: La productividad.

Aumenta la productividad

Los empresarios innovadores procuran reducir los espacios de oficinas al mismo tiempo en que maximizan el del almacenaje; pues con este tipo de sistemas no es necesario que los trabajadores acudan a los tradicionales espacios laborales. Ahora las actividades se pueden realizar desde cualquier lugar y momento. Y aunque es un debate el tema de sustituir a los trabajadores por bots, es cierto que la automatización de las empresas es un gran aliado porque libera a los operadores de realizar procesos mecánicos y repetitivos. De esta manera, se aprovechan las habilidades para repotenciar otras actividades que ayuden a mejorar la productividad y desempeño del negocio.

Minimiza los errores

La automatización para las Pymes es un proceso aliado cuando se busca eliminar errores. Generalmente las tareas manuales o el exceso de actividades mecánicas arrojan múltiples fallos que se pueden traducir en pérdidas. Con el uso de sistemas se disminuye a cero las posibilidades de errar en determinados procesos. Al automatizar, se previenen automáticamente las equivocaciones, sobre todo las financieras. Este es uno de los elementos más álgidos en la gestión empresarial, lo que le asegura a la empresa la efectividad en sus operaciones contables.     

Ahorra tiempo y recursos

La automatización de una empresa no solo permite su productividad, sino que también supone un ahorro importante en los recursos y costes. Estos son aspectos de gran importancia, sobre todo ante la actual crisis sanitaria que afecta al mundo y que ha puesto el mercado aún más competitivo. Los costes de operatividad al adquirir un software de gestión empresarial permiten ahorrar en el papeleo físico y en el mantenimiento de instalaciones. Pero logra también que la Pyme pueda invertir más tiempo en la prospectación de clientes, y con ello mejorar las ventas.

Trazabiliza los procesos y ofrece una visión sistémica

Si decidiste migrar a la nube, por ejemplo, es importante que sepas que se realizará un estudio de cada proceso del negocio. Esto permitirá que puedas reconocer cómo se vincula cada tarea entre sí, y estas con la función y objetivos de la empresa. Una vez desarrollada la automatización, podrás tener y entender de manera ordenada los procesos que, de forma interrelacionada, intervienen en el negocio. Con la trazabilidad, se pueden detectar los «cuello de botella» y solucionarlos con eficiencia antes de que se conviertan en un problema a largo plazo. Por otro lado, la visión sistémica también lleva a la optimización de recursos y a la estandarización de flujos de los procesos. Pero, además, a la adaptación de la empresa al cumplimiento de requisitos legales: llevar al día el pago de impuesto, la organización de archivos, etc.

Prepara a la directiva para la toma de decisiones

Para que una empresa tenga garantizado su crecimiento es fundamental que sus gerentes tomen las mejores decisiones. Para ello, es indispensable tener a mano toda la información disponible sobre el desarrollo y desempeño de los procesos.  Pero, sobre todo, que los datos sean lo más fiables posibles. En este escenario, la implantación de un sistema automatizado garantiza esta obtención, pues, genera informes con los resultados al día. Proporcionando así, todos los elementos para la toma de decisiones.

Aporta a las acciones de Responsabilidad Social Corporativa

La automatización para las Pymes no sólo se puede ver como una simple sistematización de los procesos de la empresa, disminuyendo además trabajos rutinarios; sino que además forma parte de las acciones de Responsabilidad Social Empresarial y la gestión consciente de los recursos y su impacto ambiental y social. Este compromiso, que, si bien se asume de manera voluntaria, cada vez cala más entre las economías del bien común o circular. Así que, si como Pyme hay interés en apoyar estas prácticas, la automatización de los procesos de tu pequeña o mediana sería un buen comienzo.

Automatiza para potenciar tu pyme

Son múltiples los beneficios de la tecnología cloud para almacenar la información empresarial, de la digitalización de archivos y de la automatización en general. Eso sí, es pertinente contar con un buen sistema de automatización de procesos que permita distintos cambios; por ejemplo, optimizar el proceso de reconocimiento de prospectos o cualquier otro proceso específico. Eso sí, como expertos debemos ser objetivos y considerar, entre otros aspectos, si es necesario la automatización. Como automatizar es un proceso que requiere mantenimiento, es importante implementarlo sólo sí, al evaluar los beneficios, estos son mayores que los costos que generará. Si toda esta información te ha motivado a iniciar un proceso de automatización para tu Pyme, no te preocupes en buscar otro equipo. En NuboIT no sólo evaluamos de manera objetiva cada proceso de tu negocio; sino que aseguramos la eficiencia de tus procesos y mostramos los beneficios de tener en la nube a tu empresa indiferentemente de su tamaño.