¿Qué es la gestión documental en la nube y cómo te beneficia?

Cada vez son más las empresas que usan la gestión documental en la nube por su efectividad. Se ha convertido en un paso más de las empresas que están haciendo su transformación digital, así que no puedes dejarla por fuera. El proceso de digitalización busca que las empresas puedan tener procesos más efectivos y que se encuentren en constante actualización. Con la gestión en la nube podrá lograrse de forma efectiva, en este caso, la gestión de documentos es fundamental. Con ella se logrará conseguir una buena escalabilidad, además de tener accesos en el momento que sea necesario. Hemos preparado este artículo para contarte cómo funciona este tipo de gestión y los beneficios que dará a tu empresa. De esta manera podrás conocerlo a fondo para que comiences a aplicarlo y que la transformación digital sea más efectiva. Toma nota sobre ello y comienza a realizar cambios efectivos en tu empresa para tener una mejor gestión y crecimiento.

¿Cómo funciona la gestión documental en la nube?

Cuando hablamos de la gestión documental en la nube hacemos referencia a un control más establecido de los documentos. A través de este sistema de gestión se logra almacenar, tener una mejor accesibilidad y al mismo tiempo digitalizar los documentos. De esta manera, las empresas podrán tener un gran número de beneficios al momento de trabajar y cuidar su información. El proceso se convierte en un archivador virtual en el que van a estar guardados todos los documentos de la empresa. De esta manera, quien quiera ingresar tendrá que tener los permisos necesarios para ello, de lo contrario estarán totalmente protegidos en la nube. Es así como ahora las empresas tendrán el poder de almacenar documentación importante y todos los datos confidenciales. Ya no será necesario que en tu empresa se tengan grandes filas de papeles y documentos que puedan estar en riesgo. Todo estará almacenado en la nube, con la seguridad necesaria y sin riesgo de poder dañarse o incluso repetirse información. Podrás usar espacios de tu negocio para otro tipo de labores, además de que los trabajos se podrán seguir con más facilidad.

Características de este tipo de gestión

Ahora es momento de que mencionemos cada una de las características que ofrece a tu empresa este tipo de servicio. Así podrás tener mucho más claro lo que podrás tener a tu disposición desde el momento en que des este paso. Recuerda que es fundamental para que la digitalización de tu empresa vaya en el camino correcto.

• Lo primero que puede ofrecerte es una forma más sencilla de creación y gestión de documentos, todo dentro de la nube
• Podrás estructurar de una mejor forma toda la información que tengas a disposición
• Asignación de accesos solo al personal competente en cada área
• Diseños de estructuras automatizadas de los procesos
• Copias de seguridad que se generan de forma automática

¿Qué beneficios ofrece este tipo de herramientas dentro de la digitalización?

No aprovechar esta herramienta te llevará a que la empresa que gestionas pierda un gran número de beneficios. Gracias a esto se podrá ir aumentando el número de procesos de gestión que estarán digitalizados en la empresa. La optimización del tiempo de tareas ha conseguido grandes mejoras a nivel general gracias a elementos como este. Ahora te mostraremos los diferentes beneficios a tu disposición con este tipo de gestión:

·      Información completamente centralizada

La información que tengas de tu empresa ya no estará fragmentada y distribuida de manera ineficiente. Ahora todo podrá estar mucho más centralizado para que los empleados con los permisos puedan acceder. Las búsquedas serán mucho más fáciles, así como la creación, modificación o el trabajo sobre los documentos.

·      Se tendrá acceso desde cualquier lugar

La gran ventaja que tiene trabajar desde la nube es que puedes acceder a tus recursos desde cualquier lugar. Ni el tipo de dispositivo que uses, ni el lugar en el que te encuentres, va a interferir en el acceso. Solo es necesario tener los permisos pertinentes para poder revisar la información que desees de tu empresa.

·      Optimiza el tiempo de búsqueda

No es para nada un secreto, que las empresas manejan una gran cantidad de papeles y documentos de forma física. Esto termina convirtiéndose en un problema a lo largo del día, ya que se usa mucho tiempo en la búsqueda de alguno en específico. Así que los tiempos de búsqueda suelen ser largos, sobre todo en las empresas donde se usen un número elevado de documentos. Gracias a la gestión de documentos, esto se puede reducir de gran forma, ya que usando filtros de búsqueda puedes encontrarlos rápidamente. Hasta en un 200% se puede agilizar este proceso, rompiendo cualquier tipo de barrera que exista.

·      Ya no más hardware

Existen empresas que usan un hardware o servidores para poder tener un mejor control de los documentos. Sin embargo, esto se resume en problemas de gestión o incluso gastos adicionales en cuanto al mantenimiento. Ahora todo está en la nube y se pueden ahorrar problemas o costos adicionales.

·      Cada actualización de software es automática

No es necesario que te preocupes por las actualizaciones, estas ocurren de forma automática y de manera regular. Además de esto, si no es de tu agrado, puedes volver a la versión anterior para que te sientas más cómodo en el proceso. Las actualizaciones siempre traen mejoras para que el sistema cada vez funcione mejor.

Consigue una mejor gestión con Nubo DocX

De la mano de la herramienta Nubo DocX podrás tener un producto de digitalización realmente eficiente. Esto permite que con conexiones de dispositivos scanners o de archivos de tipo imagen se pueda almacenar información. Así se podrá almacenar o administrar todos los documentos que sean importantes para la empresa. Entre sus principales funcionalidades podemos mencionar las siguientes:

• Se pueden transformar distintas imágenes a texto, ya sea en versión de máquina o a mano alzada
• Tiene un trabajo de identificación de colores, animales, rostros, gestos, personas y todo es totalmente personalizable
• Cuenta con filtros de búsqueda según alguna palabra o campo en las imágenes
• Seguridad dentro de la nube

¿Qué beneficios deja este tipo de servicio?

Con el servicio Nubo DocX podrás tener un grupo de beneficios que llevarán a tu empresa a tener un avance importante. Es por eso que ahora te mostraremos una lista con algunos de estos beneficios que impulsarán la gestión de tu empresa.

• Ya no será necesario que se use o se almacene papel en forma física
• La información se encuentra descentralizada con accesos rápidos y seguros
• La productividad podrá aumentar
• Mejor control, gestión y seguimiento de los documentos
• Inteligencia artificial y autoaprendizaje de patrones

Consigue una mejor gestión documental en la nube

Está claro que con la gestión documental en la nube tu empresa podrá tener un gran número de ventajas. El camino a la digitalización podrá ser más efectivo y cada vez serán más grandes las opciones para que la gestión empresarial sea la mejor. Así que es necesario contar con un grupo de expertos que puedan ayudarte a la gestión de la mejor manera. De la mano de Nubo IT podrás tener a tu disposición este servicio y muchas otras opciones que te ayudarán a mejorar el rendimiento de tu empresa. Así que no dudes en contactarnos para recibir los servicios que ofrecemos para cualquier tipo de negocio. La digitalización es fundamental y con nosotros podrás lograrlo de la mejor manera.